为使 Excel 中的数据输入更轻松，或将条目限制为您定义的一定项目，您可以创建有效条目下拉列表，此列表根据工作簿中其他位置的单元格编译。创建某个单元格的下拉列表时，将在该单元格中显示一个箭头。要在该单元格中输入信息，单击箭头，而后单击您所需的条目。
要从单元格区域创建下拉列表，可使用“数据”选项卡上“数据工具”组中的“数据有效性”命令。
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要为下拉列表创建有效条目列表，请在没有空白单元格的单个列或行中键入条目。例如：
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A |
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1 |
销售额 |
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2 |
财务部 |
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3 |
研发部 |
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4 |
IT 部门 |
注释 您可能需要将数据按希望它出现在下拉列表中的顺序进行排序。
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如果要使用另一个工作表，请在该工作表中键入列表，然后为列表定义一个名称。
操作方法
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选择要命名的单元格、单元格区域或非相邻选定区域。
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单击编辑栏最左边的“名称”框。
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键入单元格的名称，例如 ValidDepts。
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按 Enter。
注释 当正在更改单元格的内容时，不能为单元格命名。
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选择想显示下拉列表的单元格。
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在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“数据有效性”。
问题：“数据有效性”命令不可用。
Excel 表格可能链接到了 SharePoint 网站 不能将数据有效性添加到链接到 SharePoint 网站的 Excel 表格中。要添加数据有效性，必须取消该 Excel 表格的链接或将该 Excel 表格转换为区域。有关如何将 Excel 表格转换为区域的详细信息，请参见删除表格而不丢失数据或表格格式。
您当前可能正在输入数据 当您在单元格中输入数据时，“数据”选项卡上的“数据有效性”命令不可用。完成输入按 ENTER 或 ESC。
工作表可能受保护或处于共享状态 如果工作簿处于共享状态或受保护，则无法更改数据有效性设置。
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在“数据有效性”对话框中，单击“设置”选项卡。
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在“允许”框中，单击“列表”。
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若要指定有效条目列表的位置，请执行下列操作之一：
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如果列表在当前工作表中，请在“来源”框中输入对列表的引用。或者单击“来源”框，然后选择当前电子表格中的列表，以自动填充引用。
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如果列表在不同的工作表中，请在“来源”框中输入您为该列表定义的名称。
在这两种情况下，请确保引用或名称的前面是等号 (=)。例如，输入=ValidDepts。
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请确保选中“提供下拉箭头”复选框。
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要指定是否可以将单元格留空，请选中或清除“忽略空值”复选框。
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还可以选择在单击该单元格时显示一条输入信息。
如何显示输入信息
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单击“输入信息”选项卡。
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确保选中“选定单元格时显示输入信息”复选框。
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键入消息的标题和文本（最多 225 个字符）。
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指定输入有效数据时 Excel 如何响应，请执行以下操作：
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单击“出错警告”选项卡，确保选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框。
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请在“样式”框中选择下列选项之一：
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要显示可输入无效数据的信息，请单击“信息”。
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要显示警告信息，但仍可输入无效数据，请单击“警告”。
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要阻止输入无效数据，请单击“停止”。
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键入消息的标题和文本（最多 225 个字符）。
注释 如果没有输入标题或文本，则标题的默认内容是“Microsoft Excel”，消息的默认内容是：“输入值非法。其他用户已经限定了可以输入该单元格的数值。”
注释
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要删除下拉列表，选择包含该列表的单元格。单击“数据”选项卡，然后“数据”组中单击“数据有效性”。在“数据有效性”对话框中，单击“设置”选项卡，然后单击“全部清除”。了解有关删除数据有效性的详细信息。
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下拉列表的宽度由具有数据有效性的单元格的宽度来确定。您可能需要调整该单元格的宽度，以防将宽于下拉列表宽度的有效输入部分截断。
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下拉列表中可以包含的最大条目数是 32,767。
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如果有效性列表在另一个工作表上，并且要防止用户看到它或进行更改，请考虑隐藏并保护该工作表。有关如何保护工作表的详细信息，请参见保护工作表或工作簿元素。
